Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług może utrudnić późniejszą logistykę. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a organizator po stronie firmy może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania od pytania o atrakcje, choć znacznie ważniejsze jest określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. Jeżeli natomiast głównym celem jest integracja zespołu większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Dobre planowanie nie polega na zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, kolejne elementy trzeba przebudowywać zamiast konsekwentnie realizować plan.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Lokalizację dobrze analizować pod kątem powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także dostępu do energii. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Nie mniej istotne pozostaje oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają bezpiecznego odstępu, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do najniższej ceny. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak lokalizacja i infrastruktura, koordynacja wydarzenia czy zabezpieczenie pogodowe. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, konieczna staje się centralna koordynacja dostaw, montażu i pracy ekip. Bez takiego ustalenia łatwo o problemy z dostępem do terenu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Zapasowy scenariusz nie powinien być elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz integralną częścią całego projektu. Trzeba ustalić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Plan awaryjny powinien obejmować również problem techniczny. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Pomaga w tym wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Znacznie ważniejsze są dopasowanie programu do uczestników, czytelna odpowiedzialność i gotowość na zmianę warunków. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+